Etapas do Processo de Digitalização

Para quem quer entender como funciona as Etapas de Digitalização de Documentos.

As empresas que investem em solução de Gestão Documental através da digitalização de documentos conseguem um retorno elevado, pois reduzem a quantidade de documentos em papel, há um ganho na produtividade devido a uma padronização dos processos facilitando a implementação de normas de qualidade. As vantagens na sua utilização são as seguintes:

  • -Redução do custo
  • -Padronização de Processos
  • -Compartilhamento
  • -Segurança
  • -Controle de Acesso

Áreas de aplicação

– Administrativa e Financeira (documentos financeiros);
– Qualidade (normas, procedimentos, auditorias e fichas de não conformidade);
– Produção (desenho técnicos, normas e procedimentos operacionais e controle de produção);
– Jurídica (processos, contratos, propostas, concursos públicos e cadernos de encargos);
– Serviços aos Clientes (informações, apoios técnicos, documentação do clientes);
– Desenvolvimento (memórias descritivas, pesquisas e desenvolvimentos);
– Recursos Humanos (contratos, fichas técnicas e regulamentos);

Documentos eletrônicos- Valor legal

Ainda é comum a idéia equivocada que para ter valor legal ainda é necessária a utilização de papéis e assinaturas manuscritas. Atualmente, através das técnicas e aplicações específicas de Certificados Digitais e Assinatura Eletrônica já é possível substituir totalmente a usabilidade do papel.

Certificação digital: Quando utilizado em conjunto com as técnicas de certificação digital os documentos eletrônicos ganham segurança, garantindo autenticidade, integridade, não–repúdio e validade jurídica (assegurada pela MP 2200-2/2001).

Sigilo e confidencialidade das informações:

Se necessário montamos uma estrutura dentro da sua empresa, para à digitalização de documentos que não podem sair da sua empresa. Por meio de contrato garantimos sigilo absoluto das informações compartilhadas durante o processo de digitalização.

Solução em Backups Empresariais

Backup é uma cópia de dados de um dispositivo de armazenamento a outro para que possam ser restaurados em caso da perda dos dados originais, o que pode envolver apagamentos acidentais, corrupção de dados, defeitos em hardwares, etc.

Vantagens em Backups Empresariais

– Segurança no arquivamentodos dados;
– Fácil recuperação dos dados.

 

Etapas do Processo de Digitalização

Coleta

Classificar

Digitalizar os documentos

Controle de Qualidade

Indexar

Finalização

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